Help, we hebben weer een OR vergadering!

Ken je dat gevoel na een or-vergadering dat je het ‘zonde van je tijd vond’?  Heb je je zitten ergeren aan niet ter zaken doende opmerkingen? Of is de stijl van de voorzitter zodanig dat er te veel ruimte is voor uitweiden. Steeds meer or-leden klagen over de or-vergadering en vinden dat het echt anders moet. Vergaderen blijft een ’thema’ voor een or-training en goede lessen blijken snel weer vergeten. Maar, slimmer vergaderen kun je leren. In deze blog nog de beste tips.

Opstellen agenda en aanleveren van punten

1. Maak afspraken over het indienen van een agendapunt. Ten eerste moet duidelijk zijn wie ‘eigenaar’ is van het ingebrachte punt. Geef bij ieder punt aan:

• wat het nut en de noodzaak is om dit punt nu te agenderen
• doel van het agendapunt
• wat verwacht wordt van andere or-leden
• hoeveel tijd nodig is.

2. Deel de agenda anders in:

• inhoudelijke punten staan in volgorde van belangrijkheid
• schrap het agendapunt ‘mededelingen’,’ Laat iedereen dat vooraf kenbaar maken en gebruik hiervoor sociale media: maak een WhatsApp-groep aan en spreek regels af voor het gebruik.
• schrap het agendapunt ‘rondvraag’. Nodig ieder or-lid uit punten voor de rondvraag vooraf in te dienen bij de voorzitter of ambtelijk secretaris.
• schrap het agendapunt ‘vaststellen notulen vorige bijeenkomst’. Spreek af dat ieder or-lid vooraf de notulen van de vorige vergadering leest en tekstuele en inhoudelijke opmerkingen/aanvullingen per mail doorgeeft aan de ambtelijk secretaris.

3. Maak met elkaar afspraken over gedragsregels en spreek elkaar daarop aan, zoals:

• op tijd komen
• bijwonen van de gehele vergadering
• iedereen bereidt zich voor.
• het gebruik van telefoons

4. Stop met eindeloze notulen en ontwikkel een format ‘actielijst’.

Het gaat erom dat de genomen besluiten zo goed mogelijk vastgelegd worden. Daarnaast is het belangrijk om de voortgang goed te monitoren. De actielijst kan bestaan uit de kopjes ‘wat, wie, wanneer’

5. Definieer en omschrijf de rollen en taken binnen de or opnieuw.

Voorzitter/DB

Oude rol = redder van de vergaderchaos.

• Laat iedereen aan het woord
• Spreekt niet aan op vergadergedrag
• Is tijdens de vergadering hard aan het werk
• Voelt zich verantwoordelijk en handelt daarnaar

Nieuwe rol = geeft leiding aan proces van besluitvorming

• Stuurt op inhoud van vergadering
• Neemt initiatief om gedragsregels ‘vergaderen’ met de or af te spreken
• Spreekt or-leden aan op hun verantwoordelijkheden

Or-leden

Oude rol= passieve consument tijdens de vergadering

• Laat het gebeuren
• Voelt zich niet echt aangesproken en verantwoordelijk
• Trekt eigen plan en heeft eigen regels

Nieuwe rol= Is eigenaar van en verantwoordelijk voor inhoudelijke agendapunten die zij zelf inbrengen.

• Zorgen voor inhoudelijke voorbereiding agendapunten
• Komen afspraken na en laten zich aanspreken op gemaakte afspraken.

Ambtelijk secretaris

Oude rol= Assistent van de or

• Maakt notulen
• Wacht af
• Denkt er het ‘hare of het zijne van’ maar spreekt dat niet uit

Nieuwe rol=‘overwaker’ en bewaker van het besluitvormingsproces

• Signaleert aan de voorzitter (of DB) met betrekking tot de voortgang.
• Adviseert over mogelijke acties.
• Signaleert belemmeringen in de voortgang en neemt het initiatief om or lid daarop te attenderen.

Succes!

Een vergadertraining volgen in de Apenheul? Bel voor meer informatie.